SzervizPark

Canon

Mini Globe-Index digitalizáló alkalmazás

A Mini GLOBE Index egy dokumentumdigitalizálást vezérlő célszoftver. Célszerű felhasználási területe azon cégek körében található, amelyek viszonylag nagymennyiségű de mégis lokálisan feldolgozandó dokumentumokat kívánnak digitalizálni. Például: aláírási kartonok kezelése, bejövő számlák digitalizálása, munkalapok, megrendelések formanyomtatványainak digitalizálása.

A szoftver erőssége, hogy szükség esetén az egyes munkafolyamatok megoszthatók vagy akár egy gépen is végezhetők. Adatrögzítési szempontból a kézi rögzítés mellett akár közvetlen adatbázis elérés, vonalkód felolvasás és opcionálisan karakterfelismerés is alkalmazható.

Működési elv

Több oldalas dokumentumok együttes szkennelése esetén szükséges megjelölni a dokumentumhatárokat, annak érdekében, hogy ne egy képfájl készüljön az összes, (esetleg össze sem tartozó) dokumentumból, hanem -a könnyebb kezelhetőség érdekében- dokumentumonként egy képfájlt készítsünk. A dokumentumhatárok megjelölését nevezzük szeparálásnak. A szeparálás megvalósítható vonalkóddal vagy patch kóddal. Ezen szeparáló elemek lehetnek a dokumentumon (vonalkód etikett) vagy egy un. dokumentum előlapon. A szeparáló elem készítésekor, -a szkennelés előtti munkafolyamat- lehetőség van további metaadat (szerződésszám, iktatószám, stb.) rögzítésére. A rögzítés történhet manuálisan, illetve bármely más (CRM, ERP, DMS...) rendszerből történő adat importtal. Ezek a metaadatok egy csatolt adatbázisban kerülnek tárolásra.

Szkennelő modul főbb paraméterei

A rendszer szkennelő modulja a piacon elérhető dokumentumszkennereket képes meghajtani anélkül, hogy bármilyen egyéb szkennervezérlő alkalmazásra (pl.: VRS) szükség lenne. A szoftver paraméterezhetően rendelkezik mindazon képkezelésben szükséges funkciókkal, amelyek segítségével lehetőség van a szkennelés utáni azonnali kézi és/vagy automatikus képjavításra. Mint például: zajszűrés, fekete keret levágás, kép kiegyenesítés, képforgatás, „erősítés", automatikus küszöbszint állítás.

A felhasználónak lehetősége van a hibás képek azonnali, valamint utólagos törlésére és újraszkennelésére, anélkül, hogy a beszkennelt (több lapból álló) dokumentum egészét újra kellene szkennelni. A példa kedvéért: utólag vesszük észre, hogy egy post-it fennmaradt az egyik lapon és a szkennelt képen letakar egy számunkra fontos területet, az újraszkennelés után a kép automatikusan a sorrendiség megőrzésével a helyére kerül.

Off-line módban is működik a SW, tehát ha megszakad a DMS rendszerrel az összeköttetés, a szkennelési munka tovább folyhat. Kiemelt fontosságú tulajdonsága a rendszernek a nagybiztonságú vonalkód olvasás, felismerés. Többféle -dokumentum határok jelzésére szolgáló- szeparáló elemet kezel automatikusan (fekete lap, patchkód, speciális vonalkód, programozott oldaltörés, stb.)

Minden lap 2 oldalasan kerül szkennelésre, majd utólag, miután a szoftver automatikusan ellenőrizte az egyes lapokon lévő fehér és fekete képpontok számát, az üres hátlapok (akár) automatikusan törlődnek. Ezzel a funkcióval kivédhető, hogy egy fontos, (pl. kézzel) a hátoldalra írt megjegyzés, telefonszám stb. elvesszen.

Manager modul

  • Egyszerű, felhasználóbarát kezelőfelület
  • Biztosítja a dokumentumok feldolgozás alatti életciklusának végig követését.
  • Munkakiosztás (munkacsoport esetén)
  • Hibás, kérdéses dokumentumok kezelése
  • Automatikus átmeneti tároló kezelés

Index modul

Dokumentum típusonként van lehetőség egyedi meta- és index adatok rögzítésére. A feladat végezhető egy munkahelyes változatban, vagy kiscsoportos, a feladat elkülönítésen alapuló munkamegosztásban.

Felhasználó azonosítása, kezelése

Lehetőség van mágneskártyás, proximity, vagy chipkártyával történő egyedi azonosításra.

Exportálás

Exportálásnak nevezzük az a folyamatot, amelynek során az elkészült anyagot elektronikus formába öntve átadjuk a végleges tárolást végző DMS rendszer számára.

Megrendelő DMS rendszeréhez a konnektor kialakítása egyedileg készül, ezáltal biztosított a rendszerfüggetlenség. A Mini GLOBE-Index DMS rendszerkapcsolata lehet közvetlen és közvetett (xml) alapú is.

A rendszer zártsága, valamint a felhasználó megszemélyesített azonosíthatósága lehetőséget biztosít a közhiteles elektronikus másolatkészítésre (konverziós rendelet alapján). Ennek megvalósíthatóságához szükségszerű az elektronikus aláírás és az időbélyeg használata, amely a piacon működő, hiteles elektronikus aláírás szolgáltatokkal történő együttműködés során valósulhat meg.